Politica de securitate privind supravegherea prin mijloace video
Scopul acestei politici este de a stabili un set unitar de reguli care reglementează implementarea și utilizarea sistemului de supraveghere video pentru asigurarea securității persoanelor și bunurilor, pazei și protecției bunurilor, imobilelor, valorilor și a materiilor prime care sunt utilizate în procesul de lucru al activității, respectând în acelasi timp obligațiile ce revin institiției, conform Regulamentului (UE) 679/2016 și măsurile de securitate adoptate pentru protecția datelor cu caracter personal, protejarea vieții private, intereselor legitime și garantareadrepturilor fundamentale ale persoanelor vizate.
Politica aceasta se aplică în cadrul activității de supraveghere prin mijloace video.
Utilizarea sistemului video este necesară pentru buna administrare și funcționare a Primăriei Orașului Hațeg, în special în vederea controlului de securitate și pază.
Condițiile în care Primăria Orașului Hațeg monitoriză salariații, conform art. 5 din Legea 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelorfizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulament general privind protecția datelor):
În cazul în care sunt utilizate sisteme de monitorizare prin mijloace de comunicații electronice și/sau prin mijloace de supraveghere video la locul de muncă, prelucrarea datelor angajaților cu caracter personal, în scopul realizării intereselor legitime urmăritede angajator, este permisă numai dacă:
a) interesele legitime urmărite de angajator sunt temeinic justificate și prevalează asupra intereselor sau drepturilor si libertăților persoanelor vizate;
b) angajatorul a realizat informarea prealabilă obligatorie, completă și în mod explicit a angajaților;
c) angajatorul a consultat sindicatul sau, după caz, reprezentanții angajaților înainte de introducerea sistemelor de monitorizare;
d) alte forme și modalități mai putin intruzive pentru atingerea scopului urmărit de angajator nu și-au dovedit anterior eficienta;
e) durata de stocare a datelor cu caracter personal este proporțională cu scopul prelucrării, dar nu mai mare de 30 de zile, cu excepția situațiilor expres reglementate de lege sau a cazurilor temeinic justificate.
În esență, Primăria Orașului Hațeg ar putea apela la monitorizarea salariaților numai atunci când acest lucru este important pentru instituție. În orice caz, introducerea monitorizarii ar trebui discutată în prealabil cu reprezentanții salariaților, astfel încăt lucrurile să fie cât se poate de clare.
Această politică descrie sistemul video al Primăriei Orașului Hațeg privind supravegherea prin mijloace video și măsurile de protecție luate de aceasta pentru a proteja datele cu caracter personal, viața privată și alte drepturi fundamentale, interesele legitime ale persoanelor filmate de cameră, precum și responsabilitățile privind administrarea și exploatarea sistemului de supraveghere prin mijloace video, întocmirea, avizarea și aprobarea
documentelor aferente acestor activități.
Revizuirea periodica va fi intreprinsă anual de către structurile responsabile cu asigurarea securității analizându-se, după cum urmează:
– necesitatea menținerii în uz a sistemului;
– îndeplinirea scopul declarat;
– posibile alternative adecvate de sistem;
– prezenta politică este în conformitate cu Regulamentul (UE) 679/2016.
Primăria Orașului Hațeg utilizează sistemul de supraveghere video ca măsură de securitate și control.
Acest sistem ajută instituția să controloeze accesul în incinta acesteia, asigură securitatea bunurilor și siguanța persoanelor, precum angajații, vizitatorii, proprietățile și informațiile deținute.
Sistemul de supraveghere video completează celelalte măsuri de securitate cuprinse în Măsurile tehnice si organizatorice de securitate intreprinse de către Primăriei Orașului Hațeg, care ajută la combaterea, prevenirea, detectarea și investigarea furturilor de echipament sau bunuri deținute de instituție, precum și prevenirea, detectarea și investigarea riscurilor și amenințărilor la adresa personalului angajat care își desfășoară activitatea în imobilul supravegheat, inclusiv împiedicarea accesul persoanelor neautorizate în incinta acesteia.
Sistemul de supraveghere video este utilizat doar în scopul menționat, nu foloseste la monitorizarea activității angajaților. Acesta poate constitui mijloc de investigare sau de obținere a unor informații pentru anchetele interne sau procedurile disciplinare, inclusiv în cazul situațiilor în care se produce un incident de securitate fizică sau se observă un comportament infracțional (în circumstanțe excepționale imaginile pot fi transferate organelor
de cercetare în cadrul unei investigații disciplinare sau penale).
Zonele supravegheate video
Sistemul de supraveghere prin mijloace video, cuprinde obiectivul din locațiile:
- 12 camere amplasate la sediul Primăriei Hațeg, Piața Unirii nr.6;
- 16 camere amplasate în orașul Hațeg.
Se supraveghează prin mijloace video:
- zonele de acces, spațiile destinate angajaților și vizitatorilor;
- zonele cu acces restricționat;
- materialele utilizate cu regim special.
Scopul urmărit este acela de a supraveghea în timp real zonele de interes prin intermediul monitoarelor amplasate în dispeceratul video, precum și înregistrarea și stocarea imaginilorpreluate din aceste zone.
Perioada de stocare este de de 30 de zile.
Camerele de supraveghere video au fost amplasate cu atenție pentru a asigura limitarea pe câtposibil a monitorizării zonelor care nu prezintă interes pentru scopul urmărit.
Nu sunt monitorizate zonele în care există un nivel ridicat al așteptărilor privind viața privată,precum birourile, toaletele și alte locații similare.
În mod exceptional, în cazul unor necesități în materie de securitate justificate în mod corespunzător, se pot instala camere în astfel de locuri, însă numai după efectuarea unei evaluări de impact și după informarea responsabilului cu protecția datelor personale.
În astfel de cazuri, se va amplasa un anunț specific și vizibil în locurile respective.
Descrierea si specificațiile tehnice ale sistemului de supraveghere video
În mod convențional sistemul de supraveghere video este un sistem static. Are ca funcție înregistrarea imaginilor și este echipat cu senzori de mișcare. Sistemul poate înregistra orice mișcare detectată de camerele instalate în zona supravegheată, cu dată, ora și locație. Toate camerele sunt funcționale 24 de ore din 24 de ore, 7 zile pe saptamănă, exceptând situația unei disfuncționalități
Atunci când este necesar, calitatea imaginilor permite recunoașterea celor care trec prin zona de acțiune a camerelor.
Pentru o mai mare siguranță a prelucrării datelor care pot fi obținute în urma supravegheriivideo, camerele sunt fixe (fără funcție de zoom), astfel utilizatorul nu poate modifica perimetrul/scopul supravegherii, montată în scopul monitorizării zonei.
Operatorii special instruiți trebuie să respecte setările de confidențialitate și drepturile de acces.
Nu există interconexiune cu alte sisteme și nu se înregistrează sunetul.
Beneficiile sistemului de supraveghere
Pentru a proteja securitatea sistemului video și pentru a spori gradul de protecție a vieții, au fost introduse următoarele măsuri tehnice si organizatorice:
– limitarea timpului de stocare a materialului filmat, în conformitate cu cerințele de securitate;
– mediile de stocare (serverele pe care se stochează imaginile înregistrate) se află în spații securizate, protejate de măsuri de securitate fizică;
– toți utilizatorii cu drept de acces au semnat declarații de confidentialitate, prin care se obligă să respecte prevederile legale în domeniu;
– dreptul de acces se acordă utilizatorilor pe baza nevoii de a cunoaste, doar pentru acele resurse care sunt strict necesare pentru îndeplinirea atributiilor de serviciu;
– toți membrii personalului (atât externi, cât și interni) semnează acorduri de confidențialitate.
Doar administratorul de sistem, numit în acest sens de către operator, are dreptul de a acorda,modifica sau anula dreptul de acces al utilizatorilor, conform procedurii generale de acces la bazele de date.
Acesta ține în permanent o listă actualizată a tuturor persoanelor care au drept de acces la sistemul de supraveghere video, cu specificarea tipului de acces.
Responsabilul cu Protecția Datelor cu Caracter Personal va fi consultat înainte de achiziționarea sau instalarea oricarui nou sistem video de protecție.
Accesul la datele personale și dezvăluirea acestora
Accesul la imaginile stocate și/sau la arhitectura tehnică a sistemului de supraveghere video este limitat la un număr redus de persoane și este determinat prin atribuțiile specificate în deciziile interne ale Instituției (în ce scop și ce tip de acces).
Instituția impune limite în privința persoanelor care au dreptul:
- Să vizioneze materialul filmat în timp real: imaginile care se derulează în timp real sunt accesibile responsabililor desemnați să desfășoare activitatea de supraveghere;
- Să vizioneze înregistrarea materialului filmat: vizionarea imaginilor înregistrate se va face încazuri justificate, cum ar fi cazurile prevăzute expres de lege și incidentele de securitate;
- Să copieze, să descarce, să șteargă sau să modifice orice material filmat.
Toți membrii personalului cu drepturi de acces beneficiază de o instruire inițială în domeniul protecției datelor. Aceasta procedură va fi integrată în programul de instruire și îndrumare, pentru toti utilizatorii cu drept de acces și atribuții în operarea sistemului de supraveghere video.
Măsuri de păstrare a confidențialității
După instruire, fiecare participant semnează o declarație de confidențialitate.
Dezvăluirea datelor cu caracter personal
Orice activitate de dezvăluire a datelor personale catre terți va fi documentată și supusa unei analize riguroase privind pe de-o parte necesitatea comunicării, și pe de altă parte compatibilitatea dintre scopul în care se face comunicarea și scopul în care aceste date au fost colectate inițial pentru prelucrare (de securitate și control acces). Orice situație de dezvăluire va fi consemnată de administratorul sistemului într-un Registru de evidență a cazurilor de dezvăluire.
Instituția are obligația punerii la dispoziția organelor judiciare, la solicitarea scrisă a acestora,înregistrările video în care este surprinsă săvârșirea unor fapte de natură penală.
Sistemul de supraveghere video nu este utilizat pentru verificarea prezentei la program sau evaluarea performanței la locul de muncă. În cazuri excepționale, dar cu respectarea garanțiilor descrise mai sus, se poate acorda acces Comisiei Disciplinare, în cadrul unei anchete disciplinare, cu condiția ca informațiile să ajute la investigarea unei
infracțiuni sau a unei abateri disciplinare de natură să prejudicieze drepturile și libertățile unei persoane.
Orice încălcare a securității în ceea ce privește camerele video este indicată în registrul de investigații, iar Instituția va fi informată în legatură cu acest lucru cât mai repede posibil.
Durata de stocare
Durata de stocare a datelor obținute prin intermediul sistemului de supraveghere video este proporțional cu scopul pentru care se prelucrează datele, astfel imaginile sunt stocate pentru o perioada care nu depășește 30 de zile, după care se șterg prin procedură automată în ordinea încare au fost înregistrate.
În cazul producerii unui incident de securitate, durata de păstrare a materialului filmat relevant poate depași limitele normale în funcție de timpul necesar investigării suplimentare a incidentului de securitate.
Păstrarea este documentată riguros, iar necesitatea păstrării este revizuită periodic.
Dacă durata de stocare depășește termenul prevăzut prin prezenta politică, aceasta se va consemna în Registrul înregistrărilor care depășesc durata de stocare, gestionat de administratorul sistemului.
Drepturile persoanei vizate
Institutia garantează că asigură respectarea drepturilor ce revin personelor vizate, conform legii. Toate persoanele implicate în activitatea de supraveghere video și cele responsabile de administrarea imaginilor filmate, vor respecta Procedura de acces la date cu caracter personal.
Informarea persoanelor vizate
Informarea primara a persoanelor vizate se realizează în mod clar și permanent, prin intermediul unui semn adecvat, cu vizibilitate suficientă și localizat în zona supravegheată, astfel încât să semnaleze existența camerelor de supraveghere, dar și pentru a comunica informațiile esențiale privind prelucrarea datelor personale.
Persoanele vizate sunt atenționate asupra existenței sistemului de supraveghere video prin Regulamentul Intern al Instituței care cuprinde și scopul prelucrării și identifică, instituția caOperator al datelor colectate prin intermediul supravegherii video.
Exercitarea drepturilor de acces, intervenție si opoziție
Pe întreaga perioadă de stocare a datelor cu caracter personal, persoanele vizate au dreptul de acces la datele personale care le privesc deținute de instituție, de a solicita intervenția (ștergere/actualizare/rectificare/anonimizare) sau de a se opune prelucrărilor, conform legii.
Orice cerere de a accesa, rectifica, bloca și/sau șterge date cu caracter personal ca urmarea utilizării camerelor video ar trebui să fie adresată instituției.
Răspunsul la solicitarea de acces, intervenție sau opoziție se dă în termen de 15 zile calendaristice.
Dacă nu se poate respecta acest termen, persoana vizată va fi informată asupra motivului de amânare a răspunsului, de asemenea i se va comunica și procedura care va urma pentru soluționarea cererii.
Dacă exista solicitarea expresă a persoanei vizate, se poate acorda dreptul de a vizualiza imaginile înregistrate care o privesc sau i se poate trimite o copie a acestora.
Imaginile furnizate vor fi clare, în măsura posibilitătii, cu condiția de a nu prejudicia drepturile terților(persoana vizată va putea vizualiza doar propria imagine, imaginile altor persoane care pot aparea în inregistrare vor fi editate astfel încât să nu fie posibilă recunoașterea sau identificarea lor).
În cazul unei asemenea solicitări, persoana vizată este obligată să se identifice dincolo de orice suspiciune (să prezinte actul de identitate când participă la vizionare), să menționeze data, ora, locația și imprejurările în care a fost înregistrată de camerele de supraveghere. De asemenea, persoana vizată va prezenta și o fotografie recentă astfel încât utilizatorii desemnați să o poată identifica mai usor în imaginile filmate.
Persoana va putea vizualiza doar propria imagine, imaginile persoanelor care pot apărea în înregistrare vor fi editate astfel incât să nu fie posibilă recunoașterea sau identificarea lor.
Exista posibilitatea refuzării dreptului de acces în situația în care se aplică excepțiile prevăzute de lege. Necesitatea de a restricționa accesul se poate impune și în cazul în care exista obligația de a proteja drepturile și libertățile unor terțe persoane, de exemplu dacă în imagini apar și alte persoane și nu există posibilitatea de a obține consimtământul lor sau nu se pot extrage, prin editarea imaginilor, datele personale irelevante.
ANEXA 1.
INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL PRIN MIJLOACE DE SUPRAVEGHERE VIDEO
Primăria orașului Hațeg, cu sediul în Piața Unirii nr.6, prelucrează imaginea dumneavoastră, prin mijloace de supraveghere video. Prelucrarea imaginii dumneavoastră prin mijloace de supraveghere video se realizează pentru îndeplinirea obligațiilor legale și pentru interesul legitim al Primăriei orașului Hațeg de a asigura paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și pentru asigurarea protecției persoanelor. O încetare a supravegherii video ar echivala cu o încalcare a prevederilor legale de către Primăria orașului Hațeg.
Astfel, în cazul în care nu doriți să intrați în zonele supravegheate video, vă respectăm decizia, dar nu vom putea opri sistemele de supravegheare video.
Înregistrările video sunt stocate pe durata necesară atingerii scopurilor de prelucrare menționate mai sus, respectiv 30 de zile din momentul colectării acestora. În situații excepționale, înregistrarile video pot fi stocate pe durata necesară pentru apararea drepturilor Primăriei orașului Hațeg în fața justiției sau pentru a răspunde solicitărilor primite din partea autorităților publice.
În contextul îndeplinirii scopurilor de prelucrare, Primăria orașului Hațeg poate dezvălui datele către împuterniciții săi sau către alți parteneri contractuali, către afiliații săi ori către autoritațile publice centrale/locale.
În legătură cu această prelucrare de date, aveți dreptul de a solicita accesul la datele dumneavoastră cu caracter personal, rectificarea sau ștergerea acestora sau restricționarea prelucrării, dreptul de a vă opune prelucrării în limitele și condițiile prevăzute de lege, precum și dreptul la portabilitatea datelor.
În plus, aveți dreptul de a depune plângeri la Autoritatea Națională de Supraveghere a Datelor cu Caracter Personal.
Pentru orice întrebări suplimentare cu privire la modul în care datele cu caracter personal sunt prelucrate, inclusiv pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră, vă puteți adresa la următoarea adresă de contact : primaria.hațeg@yahoo.co
